Portale B2B per la gestione di ordini, documenti e forecast

Il cliente

Azienda farmaceutica con una rete di clienti business distribuiti. Il team commerciale e il customer service gestivano manualmente le comunicazioni sugli ordini, l’invio dei documenti e la raccolta dei forecast - con tempi elevati e rischio di errore.

Il contesto

Il modello operativo si basava su email, chiamate e fogli di calcolo per la gestione del ciclo d’ordine. Non esisteva un canale digitale unificato: i clienti non avevano visibilità in tempo reale sullo stato degli ordini e dovevano contattare il supporto per ogni aggiornamento. I forecast venivano raccolti manualmente e richiedevano ulteriori passaggi prima di essere caricati sul gestionale.

L’obiettivo

Eliminare le attività manuali ripetitive, dare autonomia ai clienti e integrare tutto con il gestionale aziendale - senza duplicare i dati o richiedere manutenzione costante.

• Nessun canale self-service per i clienti: ogni informazione passava dal customer service.
• Gestione manuale dei forecast: raccolta via email, trascrizione a mano, margine di errore elevato.
• Aggiornamenti sullo stato degli ordini comunicati a richiesta, non in modo proattivo.
• Assenza di un repository documentale strutturato e accessibile dai clienti.

La soluzione

Abbiamo progettato e sviluppato un portale B2B integrato direttamente con il gestionale aziendale via API, costruito intorno all’intero ciclo d’ordine: dalla consultazione di catalogo e documenti, all’inserimento degli ordini, alla gestione dei forecast - fino alla generazione automatica degli ordini dai forecast confermati. Un sistema di notifiche proattivo informa il cliente in tempo reale su ogni evento rilevante; l’area di amministrazione interna permette la gestione completa di utenze, ordini e forecast senza interventi tecnici.

• Portale B2B con area cliente: storico ordini, repository documentale, inserimento ordini e forecast.
• Meccanismo forecast-to-order: il sistema propone automaticamente la creazione dell’ordine dai forecast caricati.
• Sistema di notifiche proattivo su tutti gli eventi rilevanti del ciclo d’ordine.
• Area admin per la gestione di utenze, ordini e contenuti - senza interventi tecnici.
• Integrazione diretta e in tempo reale con SAP Business One.

I risultati

Autonomia operativa

I clienti inseriscono ordini e consultano documenti in autonomia, senza contattare il customer service.

Eliminazione dei passaggi manuali

La raccolta e la trascrizione dei forecast è completamente automatizzata.

Visibilità in tempo reale

Stato degli ordini e aggiornamenti logistici sempre disponibili, senza richieste al supporto.

Allineamento con il gestionale

Dati sincronizzati in tempo reale con SAP Business One - nessuna duplicazione.

Processo forecast-to-order

Dal forecast confermato all’ordine proposto: un flusso guidato che riduce errori e tempi.